我中心拟于9月中旬在桂林市举办东盟国家之间的国际论坛，现面向社会公开征集会务方案，诚邀具备专业能力和丰富经验的会务公司积极参与。公告如下：

一、项目背景

本次国际论坛将汇聚东盟国家以及国内公共卫生专家、学者进行主题演讲和学术交流，通过搭建高端对话平台，旨在增进国际间的了解与合作，推动疾控领域的创新发展。为确保论坛的顺利举办，现需征集一套全面、细致且符合国际会议规格的会务方案。

二、经费预算

65万元。

三、会议地点

桂林市。

四、会议时间

9月中旬，共三天。具体时间待定。

五、参会规模

预计参会人数300人，其中国外（东盟国家）嘉宾24人，国内区外嘉宾29人，区内参会人员247人。

六、会议主要安排

七、会务工作内容

（一）国际往返机票服务。根据外宾行程安排，为东盟国家、越南边境4省等外宾24人订购国外至桂林往返机票，确保航班时间合理、服务优质，满足外宾的出行需求。

（二）国内往返机票服务。根据嘉宾行程，为1位国内嘉宾订购国内任意城市到桂林市的往返机票。

（三）参会人员住宿安排。负责206位参会嘉宾酒店住宿（含早餐）。其中单间不少于66间，其余为标间。53个单间需安排住宿2晚（第一、二天），其余房间住宿1晚（第二天）。酒店要求为桂林市区内能接待外宾的五星级酒店，具备能容纳300人的会场和餐厅，环境舒适、设施齐全、整洁卫生，满足国内外嘉宾的住宿需求。

（四）参会人员餐饮。

1.餐饮安排：为53人提供第一天晚餐，为300人提供第二天中餐、晚餐及第三天中餐，均为自助餐形式。要求菜品丰富、口味多样，兼顾国内外嘉宾的饮食偏好和宗教风俗。

2.茶歇服务：在第二天下午和第三天上午会议期间各安排一次茶歇，提供优质的茶点、饮品。

（五）场地租用。负责会场场地、LED屏、音响设备等相关设备租用。要求会场位于住宿酒店内，能容纳300人，设备齐全、性能良好，满足论坛的视听及场地需求。

（六）会场布置。负责会场设计、搭建及场外布置。在空间布局、设施配置及氛围营造等方面能体现会议的专业性与国际影响力，包含主题背景板、席位卡、指引标识等，具有庄重感与品质感，契合会议的高端定位与多元需求，符合大型国际会议的规格要求与国际水准。

（七）桂林市区内交通服务。负责为重要嘉宾提供接送机/站服务（两江国际机场/高铁站到酒店）及论坛期间用车安排。要求安排商务车和中巴车作为交通工具并配备司机，确保交通服务安全、准时、便捷。

（八）同声传译及翻译。

1. 口译服务：在第二天下午和第三天上午提供英语同声传译口译设备和译员，确保翻译准确、流畅，满足国际交流的语言需求。

2.资料翻译：负责会议手册、邀请函、展板等相关资料中英文翻译工作，保证翻译质量，符合国际会议的规范。

（九）司仪及礼仪。在第二天下午和第三天上午论坛期间提供主持司仪及礼仪服务，要求司仪具备丰富的主持经验，礼仪人员形象端庄、服务规范，提升论坛的整体形象和档次。

（十）媒体宣传。对论坛全程进行摄影摄像，并在主流媒体对论坛进行宣传报道（含新闻通稿、视频剪辑等），扩大论坛的影响力，提升论坛的知名度。

（十一）工作人员住宿及餐饮。为20名工作人员安排三天的住宿（标间）及用餐。

（十二）相关款项代付。负责国内外特邀嘉宾、专家课酬等相关款项的支付，确保款项支付及时、准确、规范。

（十三）其他物料。负责工作证、记者证、资料袋、笔记本、笔、会议手册等会议所需物料的设计及制作，负责消杀药品、口罩、免洗手消液等防疫物料。

　　八、方案征集要求

（一）方案内容

1.详细的服务方案：针对上述会务工作内容，逐项说明提供服务的具体内容、实施流程、人员配置、应急措施等，需体现专业性、合理性和可操作性。

2.分项预算：按照会务工作内容，提供详细的预算清单，包括但不限于各项服务的费用、物料采购费用、人员费用等，总预算不超过65万元，各项预算需清晰明了、合理合规。

3.公司简介：包括公司基本情况、会务服务相关经营范围和资质、国际会议会务服务经验等。

　　（二）报送方式

　　不接受现场递交方案，方案请以PDF文件方式发送至邮箱：gxcdczhb@wsjkw.gxzf.gov.cn，注明项目联系人及联系方式。

　　联系人：叶老师

　　电话：0771-2518968

　　截止日期：2025年6月6日（以邮件发送时间为准）。 

　　九、其他说明

本次方案征集承诺对方案内容保密，本次征集提供方所投递至本单位的方案，均视为已授权我中心免费永久全权使用，即便未展开后续合作，也不存在因其产生的权责纠纷。会议的人数、时间均为初步设定，具体可能变动，目前先按此设定征集会务方案，请各方案提供方知悉。